Штампы и печати – это вид рельефных устройств, которые дают возможность ставить одинаковые графические оттиски. В организациях они используются их для внутреннего и внешнего документооборота, их ставят на документах, грузах, посылках чтобы подтвердить подлинность деловых бумаг или статус правообладателя. В этой статье мы рассмотрим виды, параметры, предназначение печатей и штампов.
Что такое печать
Печать — это круглый знак с выгравированным или углубленным рельефом, отображающий данные физического или юридического лица. Заказать изготовление печати может только уполномоченное лицо компании и при наличии подтверждающих эту связь документов. Удостоверяющую печать на бумагах используют для подтверждения причастности к данной организации и подлинности документа. Есть несколько способов получить оттиск: перенос красителя, сухое тиснение, создание оттиска на пластичных материалах.
Виды печатей:
- Государственная — на ней обязательно изображают герб Российской Федерации.
- Печать юридического лица (ООО, ПАО, ЗАО, НКО).
- Печать индивидуального предпринимателя (сокр. ИП).
- Печать врача.
- Печать нотариуса.
- Факсимиле — клише-печать, воспроизводит личную подпись определенного должностного лица.
Печати с гербом в нашей стране вправе применять только представители органов государственной власти или организации, которые наделены соответствующими полномочиями. Печати изготавливают по требованиям ГОСТ 51511-01. Основные требования:
- Форма — круглая.
- Содержание:
- полное наименование организации;
- местонахождение организации (достаточно указания субъекта РФ);
- другое (по желанию), например, логотип.
Что такое штамп
Штамп (штемпель) — это печатный знак произвольной (обычно прямоугольной или треугольной) формы на котором выгравирована любая информация. Его основная функция – подтвердить какое-либо событие. С их помощью создают служебные отметки, заверяют копии документов и используют для других упрощающих рутинную работу целей. Штампы бывают подтверждающие или с нанесенными реквизитами компании. На них может быть написаны следующие тексты: «копия верна», «допущено», «цензура», «оригинал», «запрещено», «оплачено», «копия» и т. д. На оттиске могут присутствовать пустые строчки или места, которые предназначены для заполнения вручную, например, человеку следует проставить дату, номер и другую часто повторяющуюся, но меняющуюся информацию.
Штамп избавляет от ручного написания одной и той же информации – он упрощает и ускоряет документооборот, придает документации завершенный вид. Внешний вид и содержание надписей на штампах полностью зависит от их роли и предназначения. Все важные штампы в организации учитываются в специальном журнале, тщательно контролируются и хранятся в специально отведенных, малодоступных местах, например, в сейфах. Каждое движение (выдача и возврат) фиксируется в специальном журнале.
Виды штампов:
Адресный (угловой)
Содержит разную информацию об организации справочного характера. Это может быть телефонный номер, почтовый или электронный адрес. Чаще всего его размеры 7х10 см.
Регистрационный
Применяется для подтверждения того, что организация принимает на себя ответственность за проштампованную документацию.
Памятка
Различные виды штампов, которые свидетельствуют о том, что документ поступил, находится на рассмотрении, отправлен — указан способ отправки и т. д.
Бухгалтерский
Служит для типовых отметок в бухгалтерии, например: «Оригинал», «Оплачено», «Образец», «Копия» и т. п.
Маркировочный
Каждая организация использует те виды надписей, которые ей наиболее нужны для использования и облегчения некоторых популярных обозначений.
В чем различия между штампом и печатью организации
Каждая организация, несмотря на род деятельности и форму собственности, использует ту или иную штемпельную продукцию: штампы, печати, нумераторы, датеры. Но при всем этом каждый оттиск имеет свою индивидуальную информацию и применяется по-разному.
Самое главное отличие штампа от печати заключается в том, что штамп не имеет юридической силы. Его использование необходимо для упрощения нанесения определенных данных на документацию и экономии времени сотрудников. У компании обязательно должна быть печать, штампы же она вправе вообще не использовать, если в них нет потребности.
Печати же используются на государственных и важных финансово-экономических документах. Такой оттиск подкрепляет подпись составителя документации и свидетельствует о том, что действует юридическое лицо.
Где находится место под печать
Оттиск печати обычно ставят внизу документов прямо рядом с подписью уполномоченного лица. На некоторых документах наносят обозначение «М.П.», указывающее точное место для проставления печатного оттиска.
