В 2015 году вышел закон, который отменил обязательное использование печатей для компаний при оформлении различных документов. Но многие ООО, АО и ИП их до сих пор используют. Все дело в том, что не все организации приняли к сведению это постановление. К тому же остались случаи, когда без печати не обойтись. Да и часть предприятий продолжают работать по старинке, применяя печати везде, по поводу и без повода. Ну а если попадется такой контрагент, то проще поставить свою печать, чем его в чем-то переубеждать. Законодательно за организациями сохранили права иметь печати, штампы, эмблемы, бланки, а также зарегистрированные товарные знаки и различные не противоречащие закону средства индивидуализации. А если разрешено иметь, значит, можно использовать. Но если раньше это было по умолчанию, то сейчас желание использовать печать нужно обязательно отразить в уставе.
Издавна оттиск своей печати являлся знаком подтверждения подлинности подписи должностного лица на документах — это сложившаяся годами традиция в практике оборота деловых бумах. И от этого сложно отвыкнуть с нашим менталитетом.
Когда печать нужна обязательно?
Остались еще случаи, когда без печати документ просто не примут во внимание. Печать для ООО или ИП обязательно нужна в следующих случаях:
Выдача судебной доверенности. Если от имени компании действует представитель в суде, то на доверенности должна быть печать организации. В противном случае оформляется нотариальная доверенность.
Информационные сообщения при оборотах подакцизных товаров. При покупках и продажах товаров с акцизами контрагенты запрашивают письма с юридической информацией, в которой должно содержаться: название, ИНН, адрес, дата и номер договора. На письме обязательно должен стоять оттиск печати организации.
Отчет оценщика. Неважно кто занимается оценочной деятельностью ИП или ООО. В отчете об оценке для клиента компании обязательно ставится печать оценщика.
Какие бывают печати
Любая компания вправе пользоваться несколькими видами печатей. Прежде всего — это основная печать. Хотя этот термин неофициальный и больше используется в разговорном лексиконе. Про такую печать в нормативных актах упоминают не иначе как «печать организации». Она должна быть изготовлена четко по всем законодательным требованиям: по форме — круглая, содержать данные, корректно идентифицирующие подписанта. Для ИП это:
- статус «Индивидуальный предприниматель»;
- ФИО полностью;
- регион и город регистрации ИП;
- ИНН и ОГРНИП.
На печатях юридических лиц указываются:
- полная организационно-правовая форма;
- полное наименование на русском языке;
- регион и город регистрации ЮЛ;
- ИНН и ОГРН.
Допустимо размещать на печати товарный знак, логотип, эмблему фирмы, наименование в сокращенном виде и на любом другом языке, полный адрес с улицей и номером дома, любые другие реквизиты, если они войдут. Главное, чтобы эта информация не вводила никого в заблуждение.
В чем разница между основными и дополнительными печатями?
Оттиски основной печати ставят на любой документ компании как на внешний, так и на внутренний. Но в больших компаниях в обиходе много вспомогательных печатей. Это оттиски, в которых кроме данных с основной печати, нанесены дополнительные сведения. Например, указание на структурное подразделение компании: «Бухгалтерия», «Склад», «Филиал» или обозначения видов документов, на которые ставят такую печать: «Для договоров», «Для счетов», «Для справок». Второстепенные виды печатей ставятся только в тех случаях, если законодательно не предусмотрено проставление на документе основной печати организации.
Использование штампов в работе компании
Есть еще одно устройство, с помощью которого наносят оттиски на бумажные носители. Многие компании используют в своей повседневной работе штамп. Штамп обычно содержит информацию в виде цифр или текста. Его оттиск добавляет в документ определенный набор реквизитов. Это может быть: дата, надпись — «Верно», статус — «Оплачено», «Секретно» и так далее.
Какие документы нужны для изготовления печати
Заказать печать организации можно только при наличии подтверждающих документов у заявителя. Подделка печатей преследуется по закону.
Изготовление печати ИП
Чтобы индивидуальный предприниматель смог беспроблемно заказать изготовление новой печати ему необходимо представить Свидетельство о регистрации ИП или выписку из налоговой, в которой есть необходимые реквизиты: ИНН, ОГРНИП и город регистрации.
Изготовление печати ООО
Представители общества с ограниченной ответственностью при заказе печати должны представить Свидетельство о регистрации организации. Чтобы не возникло ошибок, и регистр букв названия на печати и в уставе организации точно совпадал, нужно также представить сам устав или фотографию обложки, где четко написано название компании.
