Использование факсимильного штампа экономит время и освобождает от лишней нагрузки руководителя и ответственных сотрудников. Возможно, вы задаетесь вопросом, можно ли использовать факсимильную печать конкретно в вашей компании? Можно ли использовать факсимиле в вашем бизнесе? Мы составили небольшое руководство о том, кто и когда может использовать факсимильный штамп.
Что такое факсимиле?
Факсимиле — это механически изготовленная копия собственноручной подписи. Она может иметь форму штампа или цифрового изображения подписи (скан), которое вставляют в электронные документы. Но это не единственное понятие! Существуют также термины «факсимильная печать» или «факсимиле документа». Факсимиле — это также точная копия документа, чертежа или непосредственно подписи. В настоящее время это слово чаще всего ассоциируют со штампом, который воспроизводит рукописную подпись с указанием конкретной функции или названия должности. Этот термин также понимается как то, что указано на лицевой стороне каждого удостоверения личности, в частности, подпись в паспорте гражданина.
Воспроизведение подписи. Зачем использовать факсимиле?
Факсимиле в основном используются для конкретных документов, входящей или исходящей корреспонденции, когда корпоративные или канцелярские задачи делегируются конкретным нижестоящим подразделениям. Их охотно используют ректоры университетов, которые не смогли бы подписать все студенческие портфолио, требующие их подписи. Во многих местных органах власти факсимиле используют сотрудники, действующие вместо своего начальника.
Зачем факсимиле в компании?
Использование факсимиле в офисах практически обычное дело. Этот вид печати с подписью все чаще используется и в небольших и крупных компаниях. Применение факсимильного штампа подписи позволяет упростить работу по подписанию различных видов документов и писем в компании.
Факсимиле против реальной подписи
Статья 160 Гражданского кодекса Российской федерации четко определяет сферу возможного использования факсимильной подписи — это касается гражданско-правовых действий и условий, при которых собственноручная подпись может быть заменена факсимильной подписью, то есть если такая возможность предусмотрена:
- в законе;
- в другом правовом акте;
- в соглашении сторон.
По общему правилу, для того чтобы использовать факсимиле в гражданском процессе, стороны должны оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с использованием данного аналога подписи, будут иметь юридическую силу для сторон сделки.
Кто и когда может использовать факсимильную печать вместо подписи?
В большинстве случаев печать с подписью использует ее владелец. Но ее также может использовать и доверенное лицо. Даже если при оформлении договоров или писем использовалось факсимиле и подпись не написана от руки, это не означает, что документ недействителен. Если факсимиле было продублировано лицом, уполномоченным на его использование, документы, подписанные таким образом, имеют обязательную силу. А вот документы, заверенные печатью постороннего лица без согласия и ведома владельца факсимиле, считаются недействительными. Хотя может потребоваться доказать ситуацию, связанную с использованием факсимиле так называемым третьим лицом.
Но есть документы, которые обязательно требуют личной подписи. В компаниях к таким документам относятся:
- налоговые и бухгалтерские отчеты;
- уведомления, заявления и запросы в налоговую и иные госслужбы;
- первичная учетная документация (накладные, акты выполненных работ и т. п.);
- кассовые документы (приходные и расходные ордера, листы кассовой книги);
- счета-фактуры, авансовые отчеты;
- доверенности;
- векселя;
- кадровая документация;
- документы, требующие нотариального заверения;
- платежные поручения и иные финансовые документы.
На какие документы можно ставить печать факсимиле в компании?
Компании и индивидуальные предприниматели вправе использовать факсимиле в документах локального характера. Например, если руководитель компании решает использовать факсимиле, он должен издать приказ (распоряжение). В приказе описываются все ситуации, в которых можно использовать факсимиле, указываются лица, ответственные за работу с ним и хранение. Для хранения и использования факсимиле в компании может быть разработано отдельное положение.
В компании факсимильной подписью могут быть подписаны следующие документы:
- уведомления, извещения, приглашения разных форматов;
- благодарственные письма и поздравления;
- служебные удостоверения и пропуски;
- почетные грамоты, дипломы и наградные удостоверения.
Где взять факсимильный штамп
Изготовлением факсимиле занимаются, как правило, те же организации, что делают и обычные штампы и печати. Заказать факсимиле в Санкт Петербурге можно в нашей компании.
